lưu giữ hồ sơ – vui vẻ, phải không? Nhưng: nó thực sự có thể giúp bạn che mông của bạn tại nơi làm việc khi bạn cần. Vì vậy, làm thế nào để bạn tổ chức, tập tin, và nếu không hãy theo dõi các ghi chú, email và các cuộc gọi điện thoại của bạn? Hôm nay, bài đăng của khách mời mang đến cho bạn một số khuyến nghị đặc biệt từ phong cách Belle of Capitol Hill – CHS trên CYA, có thể nói như vậy. Cảm ơn Belle đã vượt qua những ý tưởng này (và chào mừng trở lại blog)!
Làm việc trong chính trị đã dạy tôi một số bài học hữu ích, trong đó quan trọng nhất là làm thế nào để lưu giữ hồ sơ đặc biệt. Tôi lưu email, thư, bản ghi nhớ và ghi chú gặp gỡ vì bạn không bao giờ biết khi nào bạn sẽ cần một dấu vết giấy. Vì vậy, khi Kat yêu cầu tôi viết một bài đăng chi tiết cách che mông của bạn tại nơi làm việc, tôi rất vui mừng khi bắt buộc.
Hãy bắt đầu với nền tảng của CYA, giữ hồ sơ tốt:
Ghi chú cuộc họp Tôi có hơn 30 cuốn sổ nhỏ, ràng buộc xoắn ốc kéo dài toàn bộ sự nghiệp của tôi. Ở bên ngoài, chúng được dán nhãn cho công việc và ngày, ví dụ: “Hội nghị. Tháng Năm, 07- Tháng Mười. Ở bên trong, bạn sẽ tìm thấy các ghi chú cuộc họp của tôi cho mỗi cuộc hẹn được dán nhãn tên của tất cả những người tham dự, liên kết của họ và các chi tiết về cuộc trò chuyện của chúng tôi.
Đây là một ghi chép về những gì đã nói, những gì đã được hứa hẹn, và kết quả của cuộc họp là gì. Giữ các ghi chú chính xác sẽ giúp làm sáng tỏ thông tin sai lệch và giúp bạn làm mới bộ nhớ trước cuộc gặp gỡ tiếp theo của bạn với những người đó cho dù có bao nhiêu thời gian trong thời gian tạm thời.
Email trong thời đại kỹ thuật số của chúng tôi, có một hộp thư đến có tổ chức là rất quan trọng đối với thành công của bạn như một chuyên gia. Trước hết, bạn không muốn mất thứ gì đó mà bạn có thể cần sau này hoặc đặt sai một sự tương ứng quan trọng. Thứ hai, bạn không bao giờ biết khi nào cam kết của bạn để giữ hồ sơ tốt sẽ lưu ẩn giấu của bạn.
Trong một chiến dịch bầu cử lại, thống đốc bang của tôi đã đưa ra sự phản đối mạnh mẽ đối với một dự luật mà ông chủ của tôi đã hỗ trợ. Hãy tưởng tượng sự ngạc nhiên của Thống đốc khi một trong những đồng nghiệp của tôi liên lạc với hộp thư đến của cô ấy và rút ra một lá thư bốn tuổi, được anh ấy ký, bày tỏ sự ủng hộ không ngừng của anh ấy cho một phiên bản trước của dự luật mà anh ấy đã phản đối. Email đã đưa chúng tôi ra khỏi phòng thủ, và đưa anh ta vào đó.
Vậy làm thế nào bạn phải tổ chức email của mình? Không có cách nào để đối chiếu hộp thư đến của bạn, nhưng tôi thích tổ chức của tôi theo năm (2014), sau đó là vấn đề (các vấn đề của cựu chiến binh), sau đó theo nhóm (Vệ binh quốc gia). Nếu tôi làm công việc quan trọng trên một hóa đơn hoặc một vấn đề, thì nó sẽ nhận được thư mục riêng. Tôi cũng thích mã màu các email quan trọng trong màu xanh lam, các email có tệp đính kèm quan trọng trong màu xanh lá cây và các email gây tranh cãi hoặc từ một người phản đối vị trí của chúng tôi màu đỏ.
Cuộc gọi điện thoại
Không giống như email, các cuộc gọi điện thoại có một dấu vết giấy mờ. Đây có thể là một điều tốt hoặc một điều xấu. Vì vậy, tôi giữ một tài liệu từ mở trên máy tính của tôi có tiêu đề các cuộc gọi quan trọng. Giống như ghi chú cuộc họp của tôi, nó chi tiết những người tôi đã nói chuyện, khi chúng tôi nói chuyện, những gì chúng tôi đã thảo luận và những gì chúng tôi đã giải quyết. Nó rất hữu ích khi có khi sếp của bạn yêu cầu một cuộc trò chuyện chính xác của bạn.
Tránh một dấu vết giấy
Giữ hồ sơ tốt là rất quan trọng. Nó có thể giúp bạn giải quyết các tranh chấp, làm mới bộ nhớ của bạn về các cuộc thảo luận trong quá khứ và giữ danh sách việc cần làm của bạn trên đường đua. Nhưng những gì về những lúc bạn không muốn một con đường mòn?
Cần có một cuộc trò chuyện ra khỏi vương quốc kỹ thuật số là cần thiết khi thông tin cần được chia sẻ khỏi hồ sơ, xin lỗi cần phải được thực hiện hoặc khi bạn cần đảm bảo rằng những gì bạn sắp nói không thể được thông qua với Nhấp vào nút chuyển tiếp.
Về cơ bản, nếu bạn lo lắng rằng những gì bạn sắp viết có thể được sử dụng để chống lại bạn, kết thúc bằng tay sai hoặc làm hại dự án mà bạn đang làm. không phải. đặt. nó. bằng văn bản. Sử dụng phán đoán tốt nhất của bạn, và khi nghi ngờ chọn quay số, thay vì loại.
Các cuộc gọi điện thoại so với email
Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn một cuộc trò chuyện trong hồ sơ và người mà bạn đang nói chuyện để gọi cho bạn qua điện thoại? Hãy để nói rằng bạn đang cố gắng khóa hỗ trợ cho một luật pháp quan trọng từ một nhân viên có ông chủ ít đáng tin cậy hơn. Nhân viên rất vui mừng được nói với bạn qua điện thoại rằng ông chủ của anh ấy đang ở trên tàu, nhưng bạn cần một cái gì đó cụ thể hơn rất nhiều. Bạn cần đường mòn giấy. Nhập email tiếp theo:
John thân mến John, cảm ơn bạn rất nhiều vì đã dành thời gian để gọi cho tôi về Dân biểu Smith, sự hỗ trợ của H.R 529. Ông chủ của tôi sẽ rất vui khi biết rằng Đại diện Smith đang ở trên tàu. Cuộc bỏ phiếu yay của ông sẽ là một chương trình mạnh mẽ về cam kết của ông đối với vấn đề này. Cảm ơn bạn một lần nữa vì tất cả công việc khó khăn của bạn về vấn đề này, chân thành, Belle.
Chắc chắn, anh ta có thể tuyên bố anh ta không bao giờ nói điều đó. Anh ấy có thể phủ nhận rằng anh ấy đã từng hứa với bạn bất cứ điều gì, nhưng bạn có một hồ sơ ngày và thời gian đóng dấu về phía bạn của câu chuyện.
Sử dụng các cuộc gọi điện thoại và email theo dõi một cách thận trọng. Thường đến điện thoại có thể làm cho một cuộc trò chuyện vô hại có vẻ bí mậtnull
